Stutta svarið
Á sölureikningi skulu koma fram:
- útgáfudagur,
- nafn og kennitala kaupanda og seljanda,
- skráningarnúmer seljanda (virðisaukaskattsnúmer),
- tegund sölu, þ.e. lýsing á hinu selda,
- magn, einingarverð og heildarverð,
- hvort virðisaukaskattur er innifalinn í heildarfjárhæðinni eða ekki, og
- fjárhæð virðisaukaskattsins — sem skal ætíð koma fram við sölu til skattskylds aðila.
Auk þess gilda formkröfur sem standa utan við efni reikningsins sjálfs: reikningseyðublöð skulu vera fyrir fram tölusett í samfelldri töluröð og bera áprentað nafn, kennitölu og skráningarnúmer seljanda; reikningar skulu vera að minnsta kosti í þríriti; og kaupandi skal ætíð fá frumritið.
Þessar kröfur eru ekki formsatriði. Reikningur sem uppfyllir þær ekki er ekki tækur til sönnunar á innskatti — og þá er það kaupandinn sem situr uppi með tjónið, ekki útgefandinn.
Lagagrundvöllurinn
Efniskröfurnar eru í 1. mgr. 20. gr. laga nr. 50/1988:
Við sérhverja sölu eða afhendingu á vöru eða skattskyldri þjónustu skal seljandi gefa út reikning, sbr. þó 21. gr. Á reikningi skal koma fram útgáfudagur, nafn og kennitala kaupanda og seljanda, skráningarnúmer seljanda, tegund sölu, magn, einingarverð og heildarverð. Reikningseyðublöð skulu vera fyrir fram tölusett í samfelldri töluröð.
—
Reglugerð nr. 50/1993 um bókhald og tekjuskráningu virðisaukaskattsskyldra aðila útfærir þetta í II. kafla sínum. Þar bætast við kröfur um áprentun, þrírit og varðveislu, og þar er lýsingarkrafan hert.
Framsetning skattsins má vera með tvennum hætti. Annaðhvort er fjárhæð virðisaukaskattsins tilgreind sérstaklega, eða tekið fram að virðisaukaskattur sé 19,35% af heildarverði — eða 9,91% þegar salan ber lægra þrepið samkvæmt 2. mgr. 14. gr. laganna. Síðari kosturinn stendur þó aðeins til boða við sölu til endanlegs neytanda. Við sölu til skattskylds aðila skal fjárhæð virðisaukaskatts ætíð koma fram.
Reikningurinn þarf að vera fyrir fram tölusettur
Þetta er algengasta ástæða þess að innskattur er felldur niður, og hún kemur kaupendum sífellt á óvart.
Í úrskurði yfirskattanefndar nr. 245/2014 hafði kærandi keypt veitingaaðstöðu ásamt tækjum og innréttingum, opnað þar lítið kaffihús og fært innskatt 507.968 kr. Seljandinn hafði gilt virðisaukaskattsnúmer, reikningurinn var númeraður og kærandi kvaðst hafa keypt í góðri trú. Reikningurinn hafði hins vegar ekki verið fyrir fram tölusettur.
Krafa kæranda um frádrátt innskatts vegna viðskiptanna náði þó ekki fram að ganga þar sem yfirskattanefnd féllst á með ríkisskattstjóra að sölureikningur vegna viðskiptanna teldist ekki fullnægjandi til sönnunar á innskatti, enda var reikningurinn ekki fyrirfram tölusettur.
—
Athyglisvert er að nefndin taldi ríkisskattstjóra ekki hafa upplýst málið nægilega um hitt ágreiningsefnið — hvort salan félli undir 4. mgr. 12. gr. laganna um eigendaskipti á fyrirtæki — en það breytti engu. Formgallinn einn og sér nægði til að fella innskattinn.
Úrskurður nr. 97/2003 sýnir hvað gerist þegar reynt er að bæta úr eftir á. Kaupandi bifreiðar hafði fært innskatt samkvæmt ótölusettum reikningi og lagði fyrir yfirskattanefnd nýjan, tölusettan reikning frá seljandanum með sömu dagsetningu. Það dugði ekki fyrir upphaflega tímabilið: gögnin verða að liggja fyrir á því uppgjörstímabili þegar innskatturinn er færður. Nýr reikningur, eftir atvikum eftir kreditreikning, getur hins vegar verið grundvöllur leiðréttingar á því tímabili þegar úr er bætt.
Góð trú kaupandans kemur ekki til bjargar. Það er kaupandinn sem þarf að sannreyna reikninginn áður en hann er færður til innskatts.
Lýsingin á hinu selda er dýrasti liðurinn
Lögin krefjast „tegundar sölu“. Reglugerðin gengur lengra og setur mælikvarða sem miðast við þarfir kaupandans:
Tegund sölu, þ.e. lýsingu á hinu selda. Við sölu til skattskylds aðila skal lýsingin vera nægilega glögg til að ljóst sé hvort viðskiptin varði skattskylda starfsemi hans.
—
Landsréttur beitti þessum mælikvarða í máli nr. 370/2024 frá 6. nóvember 2025. Þar var meðal annars deilt um tuttugu sölureikninga sem einungis báru almenna lýsingu á verkinu — „efni og vinna“ eða „málningarvinna“. Á þeim kom að jafnaði hvorki fram hvar vinnan hefði verið innt af hendi, tímafjöldi né einingarverð, og aðeins ljósrit lágu fyrir af hluta þeirra. Engin tilboð, verksamningar eða tíma- og vinnuskýrslur studdu reikningsgerðina.
Rétturinn dró jafnframt mikilvæga línu sem vert er að halda til haga:
Enda þótt sölureikningur uppfylli ekki þann áskilnað með tilliti til forms og efnis sem gerður er samkvæmt framansögðu getur það eitt og sér ekki leitt til þess að hann verði talinn tilhæfulaus. Hitt er ljóst að annmarki sem er á sölureikningi í skilningi reglugerðarinnar getur ótvírætt haft þýðingu við mat á því hvort um rangan og tilhæfulausan reikning sé að ræða.
—
Formgalli gerir reikning sem sagt ekki sjálfkrafa tilhæfulausan í refsiréttarlegum skilningi — en hann veikir stöðu útgefandans og kaupandans verulega þegar raunveruleiki viðskiptanna er dreginn í efa. Lausnin er einföld: lýstu verkinu, staðnum, tímanum og einingarverðinu, og geymdu tilboðið og vinnuskýrslurnar með.
Ljósrit duga ekki
Fimmtánda grein reglugerðarinnar er afdráttarlaus um hvaða skjöl standa undir innskatti. Aðeins frumrit sölureikninga, frumrit móttekinna kreditreikninga og afreikningar teljast fullnægjandi til sönnunar. Greiðsluskjal frá tollyfirvöldum, þar sem virðisaukaskattur kemur sérstaklega fram, gildir vegna eigin innflutnings.
Landsréttur áréttaði þetta í máli nr. 370/2024: samkvæmt 15. gr. „er ljóst að ljósrit sölureiknings telst ekki fullnægjandi sönnun fyrir innskatti“.
Greiðslukvittun, bankayfirlit, pöntunarstaðfesting, tölvupóstur frá seljanda eða skjámynd úr vefverslun eru því ekki grundvöllur innskatts, hversu skýr sem þau kunna að vera um fjárhæðina.
Eitt frávik er heimilt: þegar tveir eða fleiri rekstraraðilar kaupa sameiginlega og einn reikningur er gefinn út má byggja færsluna á sameiginlegri greinargerð með nafni og kennitölu allra kaupenda og skiptingu verðs og virðisaukaskatts. Árita skal frumritið um hver varðveiti það og ljósrit þess skal liggja í bókhaldi allra aðila.
Blönduð sala og tvö skatthlutföll
Sé salan að hluta skattskyld og að hluta undanþegin — eða beri hún bæði skatthlutföllin — verður reikningurinn að sýna það:
Við sölu, sem er að hluta til skattskyld og að hluta til undanþegin skatti … skal halda viðskiptum sem eru skattskyld greinilega aðgreindum á reikningi frá öðrum viðskiptum. Jafnframt skal á reikningi aðgreina skattskylda sölu eftir skatthlutföllum, þannig að heildarverð vöru og þjónustu ásamt virðisaukaskatti komi sérstaklega fram vegna hvors skatthlutfalls.
— , sbr. 4. mgr. 20. gr. laga nr. 50/1988
Ein samtala fyrir blandaða körfu er því ekki fullnægjandi, jafnvel þótt heildarfjárhæð virðisaukaskattsins sé rétt reiknuð.
Hvenær má gefa reikninginn út?
Meginreglan er samtímisregla: reikning skal gefa út samtímis og afhending á sér stað, hvort sem um er að ræða staðgreiðslusölu eða sölu gegn greiðslufresti. Fari afhending ekki fram í einu lagi skal gefa út reikning fyrir hverri einstakri afhendingu, enda geti einstakir hlutar haft sjálfstætt notagildi eða innborgun hafi verið innt af hendi.
Tvær undantekningar eru í 3. mgr. 3. gr. reglugerðarinnar. Þjónustusölum er heimilt að gefa út mánaðarreikning í lok hvers mánaðar vegna þjónustu þess mánaðar. Og við sölu á vöru til þeirra sem nota hið keypta í atvinnurekstri má, með hliðsjón af viðskiptavenjum, afhenda afgreiðsluseðil með upplýsingum um tegund sölu og magn í stað reiknings. Á afgreiðsluseðli er þó óheimilt að tilgreina virðisaukaskatt, og seljandi skal varðveita afrit hans með sölureikningnum.
Innborganir kalla á kvittun
Sé vara eða þjónusta greidd að fullu eða að hluta áður en afhending fer fram skal móttakandi greiðslunnar gefa út kvittun til greiðanda, sbr. 7. gr. reglugerðarinnar og 2. mgr. 20. gr. laganna. Heimilt er að gefa út sölureikning í staðinn.
Sömu efniskröfur gilda um kvittunina, að undanskilinni kröfunni um magn og einingarverð, og tölusetning kvittana skal vera aðgreind frá tölusetningu sölureikninga. Þegar endanlegi sölureikningurinn er síðan gefinn út skal tilgreina á honum mótteknar innborganir með fjárhæð, dagsetningu og númeri kvittunar.
Formkröfurnar veita skattyfirvöldum þó ekki frítt spil. Í úrskurði nr. 43/2022 frá 24. mars 2022 hafði ríkisskattstjóri synjað erlendu félagi um endurgreiðslu virðisaukaskatts á þeim grundvelli að reikningur uppfyllti ekki formkröfur. Yfirskattanefnd felldi synjunina úr gildi, þar sem ríkisskattstjóri hafði ekki tekið afstöðu til beiðninnar á réttum grundvelli og rökstuðningi var áfátt.
Smásala: þrengri kröfur og lágu fjárhæðirnar
Smásöluverslanir og þjónustusalar sem nær eingöngu selja til endanlegra neytenda — listinn er í fylgiskjali reglugerðarinnar og nær yfir allt frá bakaríum til hárgreiðslustofa — mega skrá sölu í sjóðvél í stað þess að gefa út sölureikning við hverja afhendingu.
Þeim er þó skylt að gefa út reikning vegna sölu til annars skattskylds aðila sem þess óskar. Slíkur reikningur skal að formi og efni fullnægja kröfum 4. og 5. gr., en þá er ekki skylt að tölusetja eyðublöðin fyrir fram og tvírit nægir. Kassakvittun skal heft við eintak kaupandans.
Fyrir kaupandann skiptir lágmarksfjárhæðin máli. Samkvæmt 7. mgr. 20. gr. laganna telst reikningur að fjárhæð 6.000 kr. eða minna frá smásöluverslun eða aðila sem nær eingöngu selur til endanlegs neytanda fullnægjandi til sönnunar á innskatti þótt nafn og kennitala kaupanda komi ekki fram. Yfir þeirri fjárhæð þarf kennitalan að vera á reikningnum.
Undanþegnir aðilar mega ekki tilgreina virðisaukaskatt
Tuttugasta og önnur greinin snýr dæminu við. Þeir sem undanþegnir eru skattskyldu mega hvorki tilgreina virðisaukaskatt á reikningum sínum né gefa á annan hátt til kynna að hann sé innifalinn.
Afleiðingin af því að brjóta gegn þessu er hörð: sá sem tilgreinir að virðisaukaskattur sé innifalinn í heildarfjárhæð skal skila skattinum í ríkissjóð. Sama gildir um skattskylda aðila sem tilgreina of háan virðisaukaskatt eða virðisaukaskatt af viðskiptum sem eru ekki skattskyld.
Ein undankomuleið er til staðar: „Verði leiðréttingu komið við gagnvart kaupanda fellur skilaskylda samkvæmt þessari málsgrein niður.“ Það þýðir í reynd að gefa út kreditreikning og leiðréttan reikning áður en málið vindur upp á sig.
Loks skal koma greinilega fram í verðupplýsingum ef uppgefið verð er ekki með virðisaukaskatti, sbr. 4. mgr. 22. gr.
Útlagður kostnaður fer ekki í gegnum útskattinn
Kostnaður sem seljandi leggur út fyrir kaupanda þarf ekki að teljast hluti skattverðs seljandans — en þá þurfa þrjú skilyrði 21. gr. reglugerðarinnar að vera uppfyllt: endurkrafan sé án nokkurs álags eða þóknunar, reikningurinn vegna kostnaðarins sé skráður á nafn kaupanda, og kaupandi fái frumrit reikningsins ásamt uppgjöri.
Virðisaukaskattur vegna slíkra innkaupa er þá ekki hluti innskatts seljandans. Í uppgjörinu skal tilgreina fjárhæðir allra reikninga vegna útlagðs kostnaðar ásamt tegundum kostnaðar og nöfnum seljenda, og áritað samrit uppgjörsins er bókhaldsskjal seljandans.
Varðveisla í sex ár
Bókhald, bókhaldsfylgiskjöl og önnur bókhaldsgögn — þar með taldir sjóðvélastrimlar, pöntunarbækur, bókhaldshefti og vörutalningarlistar — skal geyma í sex ár eftir lok þess reikningsárs sem þau varða, sbr. 32. gr. reglugerðarinnar. Seljandi skal jafnframt varðveita samrit allra reikninga og kvittana, sbr. 5. mgr. 20. gr. laganna.
Brot gegn ákvæðum reglugerðarinnar varða refsingu samkvæmt 40. gr. laga nr. 50/1988.
Niðurstaða
Sjö atriði eiga að vera á hverjum sölureikningi: útgáfudagur, nafn og kennitala beggja aðila, skráningarnúmer seljanda, lýsing á hinu selda, magn, einingarverð og heildarverð, og hvort og hversu mikill virðisaukaskattur er innifalinn.
Þrjár kröfur standa utan efnisins og fella þó innskattinn jafn örugglega: eyðublöðin skulu vera fyrir fram tölusett, reikningurinn í þríriti hið minnsta, og kaupandi á að fá frumritið. Ljósrit dugar ekki.
Kaupandinn ber áhættuna. Hann hefur ekki áhrif á það hvernig seljandinn skipuleggur reikningsgerð sína, en það er innskattur hans sem fellur niður sé reikningurinn gallaður — og góð trú hefur ekki dugað fyrir yfirskattanefnd. Það borgar sig því að yfirfara reikninga frá nýjum birgjum áður en þeir eru bókfærðir, og að gera kröfu um nákvæma lýsingu á seldri vinnu strax við samningsgerð.
Athugasemd um textaútgáfur: reglugerð nr. 50/1993 hefur verið breytt nokkrum sinnum, meðal annars með reglugerðum nr. 539/1993, 136/1997, 599/1999, 16/2001, 176/2008, 1071/2009 og 1144/2014. Sá texti sem víðast er aðgengilegur ber enn eldri uppreikningshlutföll (19,68% og 12,28%) sem svara til fyrri skatthlutfalla. Lögin sjálf geyma gildandi hlutföll, 19,35% og 9,91%, og gildandi fjárhæðarmörk. Sé reynt á einstök formatriði ætti að fletta upp gildandi útgáfu reglugerðarinnar.
Heimildir
- , 20., 21. og 22. gr.
- , einkum 3.–12., 15., 21. og 32. gr.
- , 6. nóvember 2025, um lýsingu á hinu selda og sönnunargildi ljósrita.
- um fyrir fram tölusetningu.
- um ótölusettan reikning og úrbætur eftir á.
- , 24. mars 2022, um synjun endurgreiðslu vegna formgalla.
This article provides general legal information, not advice for a specific matter. Laws, facts and procedural deadlines may change the result. Follow the linked primary sources and obtain local advice before acting.