Lyhyt vastaus
Työnantaja ei saa seurata työntekijää vain siksi, että tekniikka tekee sen mahdolliseksi. Suomen työelämän tietosuojalaki vaatii, että jokainen käsiteltävä henkilötieto on välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellinen; tästä vaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän suostumuksella. Lisäksi sovelletaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen käyttötarkoitussidonnaisuutta, minimointia, läpinäkyvyyttä, säilytysajan rajoittamista, tietoturvaa ja käsittelyperustetta koskevia sääntöjä.
Työnantaja ei saa yleisesti lukea työntekijän sähköpostia. Se voi tarkoin säädetyssä poissaolo- tai estymistilanteessa etsiä ja viime kädessä avata vain työnantajalle kuuluvan työviestin, jos liiketoiminnan jatkuvuus sitä välttämättä vaatii ja kevyemmät ennakkojärjestelyt eivät riitä. Kameravalvonta voi suojata ihmisiä, omaisuutta tai tuotantoprosessia, mutta sitä ei saa käyttää tietyn työntekijän yleiseen tarkkailuun eikä lähtökohtaisesti wc-, pukeutumis-, henkilöstö- tai henkilökohtaisissa työtiloissa. GPS-paikannuksen on oltava työtehtävän kannalta tarpeellinen, työajan ulkopuolinen seuranta on estettävä ja suora henkilön paikantaminen arvioitava erikseen.
Huumausainetodistusta saa pyytää vain laissa luetelluissa turvallisuus- ja luotettavuuskriittisissä tehtävissä ja eri ehdoin rekrytoinnissa sekä työsuhteen aikana. Terveystiedot kuuluvat vain nimetyille henkilöille, erilleen muista tiedoista ja poistettaviksi perusteen lakattua. Rekrytointi-, arviointi-, työvuoro- tai seurantajärjestelmä ei kierrä näitä sääntöjä. Automaattista merkittävää päätöstä rajoittaa GDPR:n 22 artikla, ja työsuhteessa käytettävään tekoälyyn kohdistuu lisäksi vaiheittain sovellettava EU:n tekoälysäädös.
Yhteinen lähtökohta: välitön tarpeellisuus
asettaa suomalaiselle työnantajalle tavallista täsmällisemmän kynnyksen:
Työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja.
—
Tietojen on liityttävä osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen, työnantajan työntekijälle tarjoamiin etuuksiin tai työtehtävien erityisluonteeseen. Tarpeellisuus arvioidaan tietolaji, käyttötarkoitus, henkilöt ja säilytysaika kerrallaan. Työntekijän allekirjoittama yleinen valvontasuostumus ei korjaa tarpeetonta käsittelyä, koska 3 §:stä ei saa poiketa suostumuksella. GDPR:n mukainen suostumuskaan ei usein ole työsuhteessa aidosti vapaaehtoinen osapuolten valta-aseman vuoksi.
Työnantajan on kerättävä tiedot ensisijaisesti työntekijältä. Muualta kerääminen vaatii yleensä suostumuksen tai nimenomaisen lain perusteen, ja työntekijälle on kerrottava saadut tiedot ennen kuin niitä käytetään häntä koskevassa päätöksessä. Työnantajan on lisäksi määriteltävä käsittelyn oikeusperuste mukaan; arkaluonteiset tiedot tarvitsevat myös 9 artiklan poikkeusperusteen.
Sähköposti: työviestin turvaaminen, ei yleinen lukuoikeus
Työelämän tietosuojalain 18–20 § eivät anna työnantajalle oikeutta valvoa työntekijän postilaatikkoa varmuuden vuoksi. Ensin työnantajan on tarjottava ennakkojärjestelyt: poissaoloviesti, viestien ohjaus hyväksytylle henkilölle tai työntekijän mahdollisuus antaa toiselle lupa vastaanottaa työnantajalle kuuluvat viestit.
Vasta jos työntekijä on tilapäisesti poissa tai estynyt, hoitaa tehtäviään itsenäisesti, viestin olemassaolo ja työnantajalle kuuluminen ovat ilmeisiä ja asiaa ei voida viivyttää, pääkäyttäjä voi tehdä rajatun haun lähettäjä-, vastaanottaja- tai otsikkotiedoilla. Jos metatiedot osoittavat viestin selvästi työnantajalle kuuluvaksi eikä lähettäjää tai vastaanottajaa tavoiteta, viesti voidaan avata välttämättömien työasioiden selvittämiseksi. Avaaminen tehdään pääkäyttäjän ja toisen henkilön läsnä ollessa.
Toimenpiteestä laaditaan allekirjoitettu selvitys, jossa yksilöidään viesti, avaamisen syy, ajankohta ja osallistujat. Työntekijälle ilmoitetaan ilman aiheetonta viivytystä, ja viestin sisältöön osallistuneita sitoo salassapito. Menettely koskee vain työnantajalle kuuluvia työviestejä. Se ei oikeuta yksityisviestien lukemista, jatkuvaa avainsanaseurantaa tai postilaatikon käyttöä suoritusmittarina.
Kameravalvonta: sallittu tarkoitus ja kielletyt tilat
sallii jatkuvan kuvan välittävän tai tallentavan teknisen valvonnan työnantajan hallitsemissa tiloissa vain turvallisuuden, omaisuuden, tuotantoprosessin asianmukaisen toiminnan tai näitä vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisyn tai selvittämisen vuoksi. Säännös vetää selvän rajan:
Kameravalvontaa ei kuitenkaan saa käyttää tietyn työntekijän tai tiettyjen työntekijöiden tarkkailuun työpaikalla.
—
Kameroita ei saa sijoittaa käymälään, pukeutumistilaan, henkilöstötilaan tai työntekijän henkilökohtaiseen työhuoneeseen. Tiettyyn työpisteeseen kohdistaminen on poikkeuksellisesti mahdollista, jos se on välttämätöntä ilmeisen väkivallan tai turvallisuusvaaran vuoksi, huomattavan arvokkaan omaisuuden suojaamiseksi tai työntekijän pyynnöstä tämän oikeuksien turvaamiseksi.
Ennen valvontaa on selvitettävä vähemmän yksityisyyteen puuttuvat keinot. Valvonta rajataan välttämättömään, käyttötarkoitus määritellään, henkilöstölle tiedotetaan ja kamerat merkitään näkyvästi. Tallenteet poistetaan heti, kun niitä ei enää tarvita, tavallisesti viimeistään vuoden kuluttua. Poikkeuksena tallennetta voidaan säilyttää esimerkiksi keskeneräisen häirintä-, työsuhteen päättämis-, tapaturma- tai vahingonkorvausasian vuoksi.
Paikannus: ajoneuvo, puhelin ja työajan ulkopuolinen seuranta
GPS-, ajoneuvo-, puhelin- ja sovelluspaikannus tuottavat henkilötietoja. Vaikka laki ei sisällä yhtä erillistä GPS-pykälää, paikannukseen sovelletaan 3 §:n tarpeellisuutta, GDPR:ää ja 21 §:n teknistä valvontaa koskevaa henkilöstömenettelyä. Hyväksyttävä tarkoitus voi olla esimerkiksi kuljetuksen turvallisuus, työtehtävien kohdentaminen tai työntekijän turva yksintyössä. Pelkkä tehokkuuden tarkkailu tai varmuuden vuoksi kerätty yksityiskohtainen reittihistoria ei riitä.
mukaan ajoneuvon paikantaminen voi samalla paikantaa sitä käyttävän työntekijän. Jos seuranta kohdistuu suoraan nimettyyn henkilöön puhelimen tai erillisen laitteen avulla, tarve arvioidaan työntekijäkohtaisesti. Kun työpuhelinta tai ajoneuvoa saa käyttää yksityisesti, työntekijällä pitää olla tosiasiallinen mahdollisuus kytkeä paikannus pois työajan ulkopuolella. Käyttötarkoitus, aktiiviset ajankohdat, tarkkuus, käyttöoikeudet ja säilytysaika on kerrottava etukäteen. Laaja tai järjestelmällinen korkean riskin seuranta voi vaatia GDPR:n 35 artiklan mukaisen vaikutustenarvioinnin.
Huumausainetestit: todistus vain rajatuissa tehtävissä
Työnantaja käsittelee huumausainetestistä vain työntekijän itse toimittamaa todistusta, ei laboratorion raakadataa. Rekrytoinnissa todistusta voidaan valitulta hakijalta pyytää tämän suostumuksella, jos työ edellyttää erityistä tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä tai hyvää reagointikykyä ja päihteiden käyttö voisi vaarantaa henkeä, terveyttä, liikennettä, ympäristöä, valtion turvallisuutta, merkittävää liikesalaisuutta tai huomattavaa taloudellista etua. Laki kattaa myös eräitä valvomattomia tehtäviä alaikäisten, huumausaineiden tai erityisen haavoittuvien asiakkaiden kanssa.
Työsuhteen aikana kynnys on eri. Työnantajalla on oltava perusteltu aihe epäillä työntekijän olevan työssä huumausaineiden vaikutuksen alaisena tai riippuvainen, testaamisen on oltava välttämätöntä työ- tai toimintakyvyn selvittämiseksi ja tehtävän on oltava laissa tarkoitetulla tavalla turvallisuuskriittinen. Kaikkien työntekijöiden satunnaistestaus ei siten ole yleinen työnjohto-oikeus.
Työnantajan on ilmoitettava jo ennen työsopimusta, jos tehtävä edellyttää todistusta, maksettava testaus ja laadittava työterveyshuoltolain mukainen kirjallinen päihdeohjelma. Positiivinen tulos ei automaattisesti merkitse työsuhteen päättämistä, vaan seuraus arvioidaan erikseen työsopimuslain, syrjintäkiellon, menettelyn ja olosuhteiden perusteella.
Terveystiedot: rajattu tarkoitus, nimetyt käsittelijät
Työnantaja saa käsitellä terveydentilatietoja vain, jos työntekijä on itse toimittanut ne tai antanut kirjallisen suostumuksen niiden hankkimiseen muualta. Käsittely on sallittua sairausajan palkan tai vastaavan terveysetuuden suorittamiseksi, perustellun poissaolon selvittämiseksi, työntekijän pyytämän työkyvyn selvityksen vuoksi tai erityisen lain nojalla.
Tietoja saavat käsitellä vain etukäteen nimetyt henkilöt, jotka valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia ratkaisuja tai panevat ne toimeen. Heitä sitoo salassapito. Terveystiedot säilytetään erillään muista työnantajan henkilötiedoista, poistetaan heti perusteen päätyttyä ja käsittelyn tarve arvioidaan vähintään viiden vuoden välein. Esihenkilö ei tarvitse diagnoosia vain siksi, että hän järjestää sijaisen; usein tieto työkyvyttömyydestä ja poissaolon kestosta riittää.
Automatisoidut ja tekoälyä käyttävät työvälineet
Ansioluetteloita pisteyttävä järjestelmä, automaattinen työvuorotus, tuottavuusmittari, kuljettajan pisteytys tai irtisanomisriskiä ennustava malli käsittelee henkilötietoja samalla tavoin kuin työnantaja itse. Työnantaja vastaa käyttötarkoituksesta, tietojen laadusta, syrjimättömyydestä, läpinäkyvyydestä, tietoturvasta ja toimittajan valvonnasta. Järjestelmää ei saa ottaa käyttöön työntekijöiltä salaa eikä kerätä siihen tarpeettomia terveydestä, käyttäytymisestä tai vapaa-ajasta pääteltyjä tietoja.
lähtökohta on:
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn [...] ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.
—
Poikkeukset ovat suppeita ja edellyttävät suojatoimia, kuten oikeutta ihmisen puuttumiseen, oman kannan esittämiseen ja päätöksen riitauttamiseen. Näennäinen hyväksyntäpainike ei ole merkityksellinen ihmiskontrolli, jos tarkastaja ei ymmärrä mallia, saa riittäviä tietoja tai voi tosiasiallisesti muuttaa tulosta. Rekisteröidylle on kerrottava automaattisen päätöksenteon olemassaolosta sekä merkitykselliset tiedot logiikasta, merkityksestä ja seurauksista. Uusi, laaja tai työntekijöitä järjestelmällisesti profiloiva teknologia edellyttää usein vaikutustenarviointia ennen käyttöönottoa.
luokittelee rekrytoinnissa, työsuhdetta koskevissa päätöksissä, tehtävien jakamisessa sekä työntekijöiden seurannassa tai arvioinnissa käytettävät järjestelmät lähtökohtaisesti suuririskisiksi. Työpaikan tunteentunnistus on ollut 2.2.2025 alkaen kielletty, paitsi lääketieteellisistä tai turvallisuussyistä, ja henkilöstön riittävästä tekoälylukutaidosta on huolehdittava. Komission 6.7.2026 päivitetyn mukaan Annex III:n työsuhdejärjestelmien suuririskivelvoitteita on poliittisen yhteisymmärryksen jälkeen tarkoitus soveltaa 2.12.2027. Tämä tuleva aikataulu ei lykkää jo voimassa olevia Suomen tietosuoja-, syrjintä- ja yhteistoimintavelvoitteita.
Kuuleminen, dokumentointi ja oikeussuojakeinot
Kameravalvonnan, kulunvalvonnan, paikannuksen, muun teknisen valvonnan sekä sähköpostin ja tietoverkon käytön periaatteet käsitellään ennen käyttöönottoa yhteistoimintalain mukaisessa vuoropuhelussa tai, lain soveltamisalan ulkopuolella, työntekijöitä kuullen. Sen jälkeen työnantaja määrittelee tarkoituksen ja menetelmät ja tiedottaa niistä henkilöstölle. Kuuleminen ei kuitenkaan tee tarpeettomasta valvonnasta sallittua.
Käyttöönottoa varten työnantajan kannattaa kirjata ainakin tarkoitus, oikeusperuste, tarpeellisuusarvio, tietolajit, kohderyhmä, käyttöoikeudet, säilytys, toimittajat, tietoturva, työntekijöille annetut tiedot, vaikutustenarvioinnin tarve ja vaihtoehtoiset vähemmän puuttuvat keinot. Työntekijä voi käyttää GDPR:n mukaisia tarkastus-, oikaisu-, vastustus- ja muita oikeuksia sekä tehdä kantelun tietosuojavaltuutetulle. Työsuojeluviranomaiset ja tietosuojavaltuutettu valvovat työelämän tietosuojalakia; syrjivästä tai työsuhteeseen vaikuttavasta käytöstä voi lisäksi seurata työsuhde-, yhdenvertaisuus-, rikos- tai vahingonkorvausvastuu.
Johtopäätös
Suomessa sallittu työpaikkavalvonta alkaa rajatusta tarpeesta, ei laitteesta tai ohjelmistosta. Sähköpostiin pääsy on poikkeuksellinen liiketoiminnan jatkuvuusmenettely, kamera tarvitsee laissa hyväksytyn tarkoituksen, paikannus työtehtävään sidotun perusteen, huumausainetesti tarkoin luetellut edellytykset ja terveystieto nimetyn käyttötarkoituksen sekä käsittelijät. Automaatio tai tekoäly ei lievennä näitä rajoja, vaan voi tuoda lisäksi GDPR:n päätöksenteko- ja vaikutustenarviointivelvoitteet sekä tekoälysäädöksen kiellot ja myöhemmin suuririskijärjestelmän vaatimukset. Käytännön turvallisin järjestys on arvioida tarpeellisuus, valita vähiten puuttuva keino, kuulla henkilöstöä, tiedottaa avoimesti ja dokumentoida kontrollit ennen käyttöönottoa.
Lähteet
This article provides general legal information, not advice for a specific matter. Laws, facts and procedural deadlines may change the result. Follow the linked primary sources and obtain local advice before acting.