Stutta svarið
Fyrst þarf að ítreka erindið skriflega. Tilgreina þarf hvenær það var sent, málsnúmer ef það er til, hvaða ákvörðunar eða svars beðið er eftir og óska eftir upplýsingum um ástæður tafanna og hvenær afgreiðslu sé að vænta. Geyma þarf móttökustaðfestingu og öll síðari samskipti.
Ef erindið er stjórnsýslumál þar sem taka á ákvörðun um rétt eða skyldu aðila skal stjórnvaldið afgreiða það svo fljótt sem unnt er. Fyrirsjáanlegar tafir á að tilkynna aðila máls og greina bæði ástæðu þeirra og áætlaðan afgreiðslutíma. Dragist málið óhæfilega getur aðili eftir atvikum kært töfina til æðra stjórnvalds eða kvartað til umboðsmanns Alþingis.
Enginn einn almennur dagafjöldi gildir þó um öll erindi. Sérlög geta sett nákvæman frest. Upplýsingabeiðni er til dæmis sérstakt tilvik: eftir sjö daga án afgreiðslu ber að skýra tafir og eftir 30 virka daga má vísa óafgreiddu máli til úrskurðarnefndar um upplýsingamál.
Þögn stjórnvalds þýðir almennt hvorki að erindi hafi verið samþykkt né því synjað. Þess vegna þarf að finna rétta málsleið og knýja fram afgreiðslu, ekki að álykta um niðurstöðuna af þögninni einni.
Fyrst þarf að greina hvers konar erindi bíður svars
Orðið erindi getur átt við mjög ólík samskipti. Réttarúrræðið ræðst af því hvað stjórnvaldið á að gera:
Stjórnsýslulög nr. 37/1993 gilda þegar stjórnvöld ríkis og sveitarfélaga taka ákvarðanir um rétt eða skyldu manna. Almenn fyrirspurn er því ekki sjálfkrafa „mál“ í þessum skilningi. Stjórnvald hefur samt um mál sem snerta starfssvið þess og á að framsenda skriflegt erindi sem barst á rangan stað.
Hvað felst í málshraðareglunni?
Fyrsta málsgrein 9. gr. stjórnsýslulaga er stutt en mikilvæg:
„Ákvarðanir í málum skulu teknar svo fljótt sem unnt er.“
—
Reglan setur ekki fastan fjölda daga. Hún krefst þess að stjórnvald hagi meðferð máls þannig að óþarfa bið verði ekki. Þegar fyrirsjáanlegt er að afgreiðslan tefjist á stjórnvaldið að hafa frumkvæði að því að tilkynna aðila máls um:
- að afgreiðsla muni tefjast;
- hvers vegna hún tefst; og
- hvenær ákvörðunar sé að vænta.
Almenn tilkynning um að „málið sé í vinnslu“ fullnægir ekki endilega þessari skyldu. Upplýsingarnar þurfa að gefa raunhæfa mynd af ástæðunni og fyrirhugaðri framvindu. Ef áður gefinn tími stenst ekki þarf stjórnvaldið að uppfæra aðilann.
Hvenær er töf orðin óhæfileg?
Það ræðst af heildarmati. Eftirfarandi atriði geta skipt máli:
- hvort lög eða reglugerð setji ákveðinn afgreiðslufrest;
- hversu miklir persónulegir eða fjárhagslegir hagsmunir eru í húfi;
- hvort málið er brýnt, til dæmis vegna framfærslu, heilsu eða umgengni barns;
- eðli og umfang máls og hvort afla þurfi umsagna eða sérfræðigagna;
- hvort aðila hafi verið bent á gögn sem vantar og hann hafi skilað þeim;
- hvort raunveruleg framvinda hafi verið í málinu eða það legið óhreyft;
- hvort tafir hafi verið skýrðar tímanlega og gefinn trúverðugur afgreiðslutími; og
- hvort sambærileg mál séu afgreidd í eðlilegri röð.
Álag, veikindi eða óvenjulegur málafjöldi geta skýrt tímabundna töf. Þau leysa stjórnvald þó ekki undan því að skipuleggja starfsemina, upplýsa aðila og vinna málið áfram. Í benti umboðsmaður Alþingis á að málafjöldi og starfsálag réttlættu ekki margra mánaða eða áralangar óútskýrðar tafir.
Hvernig á að ítreka erindið?
Ítrekun á að vera stutt, skýr og þannig úr garði gerð að síðar megi sjá hvað var óskað eftir. Hún getur innihaldið:
- dagsetningu upphaflega erindisins og hvernig það var sent;
- málsnúmer, kennitölu umsóknar eða aðra auðkenningu;
- stutta lýsingu á þeirri ákvörðun eða afgreiðslu sem beðið er eftir;
- beiðni um staðfestingu á að erindið og öll fylgigögn hafi borist;
- spurningu um hvort frekari gögn vanti;
- beiðni um skýringu á töfum og ákveðna dagsetningu eða raunhæft tímabil fyrir afgreiðslu; og
- tilvísun til 9. gr. stjórnsýslulaga eða viðeigandi sérfrests, ef um stjórnvaldsákvörðun er að ræða.
Gagnleg efnislína er til dæmis: „Ítrekun og beiðni um stöðu máls nr. …“. Senda þarf erindið í formlegri þjónustugátt eða á skráð netfang stjórnvaldsins og óska eftir móttökustaðfestingu. Símtal getur greitt fyrir afgreiðslu en skrifleg slóð er mikilvæg ef síðar þarf að sýna fram á biðina.
Má kæra töfina til æðra stjórnvalds?
Já, ef endanlega ákvörðunin í málinu verður kærð til æðra stjórnvalds og afgreiðslan hefur dregist óhæfilega. Þetta kemur beint fram í 4. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga. Kæran beinist þá að töfinni, enda liggur efnisleg ákvörðun ekki enn fyrir.
Í erindinu til æðra stjórnvalds ætti að leggja fram:
- upphaflega umsókn eða erindi og móttökustaðfestingu;
- tímalínu samskipta og ítrekana;
- svör um ástæður og áætlaðan afgreiðslutíma, ef einhver eru;
- upplýsingar um lögbundinn frest og hvenær hann rann út; og
- stutta skýringu á áhrifum tafanna.
Ekki er alltaf til æðra stjórnvald og sérlög geta ákveðið sjálfstæða úrskurðarnefnd eða aðra leið. Athuga þarf kæruleiðbeiningar í fyrri samskiptum, lög um viðkomandi málaflokk og hver fari með yfirstjórn eða eftirlit.
Hvenær kemur kvörtun til umboðsmanns Alþingis til greina?
Kvörtun til umboðsmanns getur komið til greina þegar stjórnvald hefur haft mál til meðferðar um nokkurt skeið og ítrekun hefur ekki leitt til afgreiðslu eða fullnægjandi skýringa. Ólíkt venjulegri kvörtun um endanlega ákvörðun getur kvörtun vegna tafa því átt við meðan stjórnsýslumálið er enn ólokið.
Í lýsti umboðsmaður þessari framkvæmd. Hann kann að spyrjast fyrir hjá stjórnvaldinu hvað líði málinu. Oft leiðir það til þess að stjórnvaldið afgreiðir málið eða skýrir tafir og segir hvenær ákvörðunar sé að vænta.
Kvörtun þarf að vera skrifleg og greina frá þeirri háttsemi sem kvartað er yfir. Tiltæk gögn eiga að fylgja, meðal annars erindið, móttökustaðfesting, ítrekanir og svör. Hægt er að nota opinbera leiðina .
Umboðsmaður tekur ekki ákvörðunina í stað stjórnvaldsins og úrskurðar ekki skaðabætur. Hann getur aflað skýringa, lokið athugun eftir að stjórnvald bætir úr, sett fram álit og beint tilmælum um úrbætur. Í lauk hann athugun eftir að ákvörðun hafði loks verið tekin en gerði samt athugasemdir við málshraða og skort á tilkynningum um tafir.
Sérreglan um upplýsingabeiðnir
Beiðni um aðgang að gögnum samkvæmt upplýsingalögum hefur skýrari tímamörk en almennt stjórnsýslumál:
„Hafi beiðni ekki verið afgreidd innan sjö daga frá móttöku hennar skal skýra aðila frá ástæðum tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta.“
—
Hafi beiðnin enn ekki verið afgreidd innan 30 virkra daga frá móttöku má beiðandi vísa málinu til úrskurðarnefndar um upplýsingamál. Ekki þarf þá að bíða endalaust eftir formlegri synjun. Berist synjun má einnig bera hana undir nefndina samkvæmt 20. gr. laganna.
Þessi 7 daga regla verður ekki færð yfir á allar aðrar umsóknir eða fyrirspurnir til stjórnvalda. Hún gildir vegna þeirrar sérstöku beiðni sem upplýsingalögin fjalla um.
Hvað ef stjórnvaldið segir aðeins að málið sé „í vinnslu“?
Óska þarf eftir nánari upplýsingum. Spyrja má:
- hvaða skrefum sé lokið og hvað standi eftir;
- hvort beðið sé eftir gögnum, umsögn eða ákvörðun annars aðila;
- hvort eitthvað vanti frá aðila;
- hvaða lagafrestur eða birtur þjónustutími gildi; og
- hvaða dag eða tímabil stjórnvaldið telji nú raunhæft.
Endurtekin óljós svör eða afgreiðsludagsetningar sem ganga ekki eftir geta skipt máli við mat á töfum. Skrá þarf hverju var lofað og hvenær. Stjórnvald á að endurskoða áætlun sína og upplýsa aðila þegar ljóst er að fyrri dagsetning stenst ekki.
Þýðir svarleysi að erindið sé samþykkt eða því synjað?
Almennt nei. Þögn stjórnvalds hefur venjulega ekki sama réttaráhrif og skrifleg ákvörðun. Hún ræsir því ekki endilega venjulegan kærufrest og veitir ekki sjálfkrafa leyfi til framkvæmda eða rétt til greiðslu.
Sérlög geta þó tengt ákveðin réttaráhrif við liðinn frest. Þá þarf að lesa nákvæma reglu þess málaflokks. Ekki er óhætt að byggja á ætlaðri samþykkt eða synjun nema slíkt leiði skýrt af lögum.
Gátlisti þegar svar berst ekki
- Staðfesta þarf að erindið hafi borist réttum viðtakanda.
- Finna þarf út hvort um sé að ræða stjórnvaldsákvörðun, upplýsingabeiðni, stjórnsýslukæru eða almenna fyrirspurn.
- Athuga þarf hvort sérstakur lagafrestur eða birtur afgreiðslutími gildi.
- Ítreka þarf erindið skriflega og óska eftir stöðu, ástæðu tafar og raunhæfum afgreiðslutíma.
- Svara þarf strax ef stjórnvaldið óskar eftir gögnum og varðveita skilastaðfestingu.
- Skrá þarf tímalínu allra samskipta og varðveita afrit af loforðum um afgreiðslu.
- Kanna þarf hvort kæra megi óhæfilega töf til æðra stjórnvalds eða úrskurðarnefndar.
- Ef ítrekanir bera ekki árangur þarf að kanna kvörtun til umboðsmanns Alþingis og láta gögnin fylgja.
Niðurstaða
Rétta fyrsta skrefið er yfirleitt skrifleg ítrekun sem krefst staðfestingar, skýringar á töfum og raunhæfs afgreiðslutíma. Sé um stjórnvaldsákvörðun að ræða verndar málshraðaregla stjórnsýslulaga aðila gegn óþarfa bið, en hún setur ekki sama dagafrest í öllum málum.
Óhæfilega töf má eftir atvikum bera undir æðra stjórnvald. Kvörtun til umboðsmanns Alþingis getur einnig átt við áður en ákvörðun liggur fyrir, einkum þegar erindi hefur verið ítrekað. Upplýsingabeiðnir fylgja enn skýrari sérreglu: skýra þarf tafir eftir sjö daga og eftir 30 virka daga má leita til úrskurðarnefndar um upplýsingamál.
Heimildir
This article provides general legal information, not advice for a specific matter. Laws, facts and procedural deadlines may change the result. Follow the linked primary sources and obtain local advice before acting.