Stutta svarið
Fundarboð telst ekki gilt við það eitt að tölvupóstur hafi verið sendur. Fyrst þarf rafræn sending að vera heimil samkvæmt samþykktum félagsins, ákvörðun hluthafafundar um rafræn samskipti eða sérstöku samkomulagi við hluthafann. Því næst þarf að virða boðunarfrest, senda á réttan viðtakanda með þeim sannanlega hætti sem samþykktir krefjast og lýsa nægilega skýrt hvaða mál eigi að afgreiða.
Sé fundurinn sjálfur rafrænn bætast við upplýsingar um tæknibúnað, skráningu og framkvæmd þátttöku. Félagið þarf jafnframt að tryggja auðkenningu, málfrelsi og atkvæðisrétt. Það er því sitt hvað að boða til fundar með tölvupósti og að halda rafrænan hluthafafund.
Verulegur annmarki getur leitt til ógildingar þeirra ákvarðana sem teknar voru á fundinum. Röng sendingarleið, rangur viðtakandi, of stuttur frestur, óljós dagskrá eða skortur á nauðsynlegum fylgigögnum getur komið í veg fyrir að hluthafi undirbúi sig, mæti og greiði upplýst atkvæði. Mæti allir hluthafar og samþykki að víkja frá formsatriðum getur fundurinn þó tekið ákvörðun. Almennur þriggja mánaða málshöfðunarfrestur gildir, en sérstakar reglur eiga við þegar fundur var alls ekki boðaður eða verulegur annmarki var á boðun.
Er tölvupóstur heimil boðunaraðferð?
Félagssamþykktir eru fyrsta skjalið sem þarf að lesa. Samkvæmt 63. gr. laga nr. 138/1994 um einkahlutafélög og 88. gr. laga nr. 2/1995 um hlutafélög skal boða til funda með þeim hætti sem samþykktir ákveða. Kveði þær aðeins á um ábyrgðarbréf er ekki óhætt að skipta einhliða yfir í tölvupóst.
Í 55. gr. b einkahlutafélagalaga og samsvarandi 80. gr. b hlutafélagalaga eru tvær leiðir til rafrænna samskipta. Hluthafafundur getur samþykkt almennt kerfi og látið skrá það í samþykktir. Ákvörðunin þarf að afmarka hvaða tilkynningar hún nær til, hvernig kerfið er notað og hvar finna megi tækniupplýsingar. Án slíkrar almennrar ákvörðunar má semja sérstaklega við einstakan hluthafa:
Þótt hluthafafundur hafi ekki tekið ákvörðun um að taka upp rafræn samskipti milli félagsins og hluthafa [...] er heimilt að nota rafræn samskipti á milli félagsins og þeirra hluthafa sem samið hafa um það.
—
Samþykki þarf því ekki endilega að ná til allra hluthafa. Félagið getur sent rafrænt til þeirra sem hafa samið um það en fylgt annarri gildri boðunaraðferð gagnvart öðrum. Varðveita þarf samkomulagið og netfangið sem hluthafinn tilgreindi. Óformleg tölvupóstvenja er veikari sönnun en skýr ákvörðun, skráð netfang og rekjanleg sending.
Hvenær og til hverra þarf að senda boðið?
Til einkahlutafélagsfundar skal almennt boða lengst fjórum vikum og skemmst einni viku fyrir fund, nema samþykktir áskilji lengri frest. Sama meginregla gildir um hlutafélög, en aðalfund hlutafélags skal almennt boða með minnst tveggja vikna fyrirvara. Um félög á skipulegum markaði gildir að jafnaði þriggja vikna lágmarksfrestur samkvæmt 88. gr. a hlutafélagalaga.
Fresturinn leysir félagið ekki undan kröfum samþykkta um sendingaraðferð og sönnun. Í lögunum segir meðal annars:
Boða skal til funda með þeim hætti sem félagssamþykktir ákveða. Boðun skal þó vera skrifleg til allra þeirra hluthafa sem þess hafa óskað og skráðir eru í hlutaskrá.
—
Góð framkvæmd er að festa hluthafaskrá og samskiptaupplýsingar á boðunardegi og varðveita sendingarskrá, viðhengi og villutilkynningar. Leskvittun er ekki almenn lagaskylda. Krefjist samþykktir viðtökustaðfestingar verður félagið þó að sanna að kröfunni hafi verið fylgt. Sjálfvirk afhendingarkvittun sannar ekki að boð hafi verið sent þeim sem samþykktir, hlutaskrá eða samkomulag tilgreina.
Birting á vef félags kemur almennt ekki ein og sér í stað þeirrar boðunar sem samþykktir mæla fyrir um. Skráð hlutafélög lúta þó sérstökum birtingarreglum: fundarboði þarf að dreifa með traustum miðlum á Evrópska efnahagssvæðinu eða senda það öllum skráðum hluthöfum þegar skilyrði 88. gr. b eru uppfyllt. Gögn og upplýsingar samkvæmt 88. gr. d eiga jafnframt að vera samfellt aðgengileg á vef félagsins í 21 dag fyrir fund og á fundardaginn.
Hvað þarf að standa í rafrænu fundarboði?
Í fundarboðinu skal greina þau málefni sem taka á fyrir. Ef breyta á samþykktum skal meginefni tillögunnar koma fram. Dagskrá, endanlegar tillögur og tiltekin gögn eiga að vera aðgengileg innan lögbundinna fresta. Sum mál lúta enn ítarlegri sérreglum; sérfræðiskýrsla eða önnur lögboðin gögn geta þurft að fylgja fundarboði.
Orð eins og „önnur mál“, „fjármögnun“ eða „samningar félagsins“ duga ekki til að afgreiða ófyrirséða, bindandi ráðstöfun. Samkvæmt 64. gr. einkahlutafélagalaga má almennt ekki taka mál sem ekki eru á dagskrá til endanlegrar úrlausnar nema allir hluthafar samþykki. Næg lýsing á að gera hluthafa kleift að sjá hvaða ákvörðun stendur fyrir dyrum, afla upplýsinga og ákveða hvort hann mæti eða sendi umboðsmann.
Í skráðu hlutafélagi þarf fundarboð auk þess að greina meðal annars frá fundarstað og -tíma, drögum að dagskrá, frestum til að fá mál sett á dagskrá, reglum um umboð, skriflega eða rafræna atkvæðagreiðslu, aðgangi að óstyttum skjölum og veffangi upplýsingasíðunnar.
Rafræn boðun og rafrænn fundur eru tvö aðskilin skref
Boða má til fundar í fundarsal með tölvupósti. Fundur sem er haldinn að hluta eða öllu leyti rafrænt þarf hins vegar að fullnægja skilyrðum 55. gr. a einkahlutafélagalaga eða 80. gr. a hlutafélagalaga. Stjórn getur almennt heimilað rafræna þátttöku nema samþykktir mæli gegn því. Fundur sem er aðeins rafrænn krefst ákvörðunar hluthafafundar sem tekin hefur verið upp í samþykktir.
Í fundarboðinu þarf að lýsa tæknikröfum og greina hvernig tilkynna skuli rafræna þátttöku og hvar upplýsingar um framkvæmd hennar eru aðgengilegar. Stjórn ber ábyrgð á því að kerfið tryggi raunveruleg fundarréttindi:
Tæknibúnaðurinn skal jafnframt gera það kleift að staðfesta með öruggum hætti hvaða hluthafar sækja fundinn og hvaða atkvæðisrétt þeir hafa auk niðurstöðu atkvæðagreiðslna.
—
Óvirkur tengill, rangt aðgangsorð, ófullnægjandi auðkenning eða kerfi sem leyfir hluthafa ekki að tala eða greiða atkvæði getur því verið meira en tæknilegt óhapp. Matið ræðst af því hvort gallinn skerti í reynd rétt til þátttöku og gæti hafa haft áhrif á ákvörðunina. Skrá yfir innskráningar, villur, atkvæðagreiðslur og viðbrögð fundarstjóra er mikilvæg sönnun.
Röng boðun getur ógilt ákvörðun og raskað síðari gerningum
Í máli Hæstaréttar nr. 714/2012 heimiluðu samþykktir boðun með tölvupósti, en áskildu að óskað væri staðfestingar á móttöku. Ekki lágu fyrir gögn um formlega boðun hluthafa sem fór með 70% hlutafjár. Hæstiréttur taldi kjör nýrrar stjórnar ólögmætt:
Áfrýjendur hafa ekki lagt fram gögn um að boðað hafi verið til hluthafafundarins [...] í samræmi við samþykktir stefnda og er því ósannað af hálfu þeirra að svo hafi verið.
—
Tengdir aðilar gerðu síðan löggerninga eftir kjör hinnar ólögmætu stjórnar. Þeir gátu ekki talist grandlausir um hvernig stjórnin varð til, og var niðurstaða um ógildingu gerninganna staðfest. Boðunargalli getur því haft áhrif langt út fyrir fundargerðina sjálfa.
Í Landsréttarmáli nr. 297/2021 var fundarboð sent viku fyrir fund, en hvorki á skráðan fyrirsvarsmann hluthafans né lögheimili hans. Félagið sannaði ekki að hluthafinn hefði óskað eftir sendingu á það netfang í Noregi sem félagið notaði, og hann fékk ekki vitneskju um fundinn fyrr en eftir á:
Samkvæmt framansögðu voru slíkir annmarkar á fundarboðun að ákvarðanir teknar á fundinum voru ógildanlegar.
—
Félagið boðaði síðar réttilega til nýs fundar þar sem fulltrúi hluthafans mætti og ný ákvörðun var tekin. Landsréttur taldi að málshöfðunin vegna fyrri ákvörðunar kæmi ekki í veg fyrir það og að hluthafinn hefði ekki lengur hagsmuni af ógildingu hennar. Leiðrétting felst því í nýrri, sjálfstæðri ákvörðun eftir rétta boðun, ekki í því að breyta fundargerð fyrri fundar afturvirkt.
Hvaða annmarkar teljast verulegir?
Hvorki 71. gr. einkahlutafélagalaga né 96. gr. hlutafélagalaga gerir hvern smávægilegan galla sjálfkrafa að ógildingarástæðu. Við matið skiptir meðal annars máli:
- hvort boðunarleiðin var heimil samkvæmt samþykktum eða samkomulagi,
- hvort boðið var sent réttum hluthafa á skráð eða sérstaklega samþykkt netfang,
- hvort sannanlegri aðferð, viðtökustaðfestingu eða annarri formkröfu var fylgt,
- hvort lögbundinn eða samþykktur boðunarfrestur var virtur,
- hvort dagskrá, meginefni tillögu og lögboðin fylgigögn voru nægilega skýr,
- hvort upplýsingar um rafræna þátttöku gerðu réttindin raunhæf,
- hvort hluthafinn missti í reynd af undirbúningi, þátttöku eða atkvæði, og
- hvort allir hluthafar mættu og samþykktu frávikið eða nýr lögmætur fundur tók ákvörðunina síðar.
Hluthafi, stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri getur höfðað mál um ólögmæta ákvörðun. Meginfresturinn er þrír mánuðir frá ákvörðun. Sá frestur á þó ekki við þegar engin boðun fór fram eða reglna um fundarboðun var í verulegum atriðum ekki gætt. Sérregla getur heimilað málshöfðun innan tveggja ára þegar frambærileg ástæða var fyrir drættinum og beiting þriggja mánaða reglunnar væri bersýnilega ósanngjörn. Ekki er skynsamlegt að treysta á undantekninguna; sönnun og lögvarðir hagsmunir geta glatast þótt ytri frestur sé ekki liðinn.
Kröfugerðin þarf að beinast að tilteknum fundarályktunum. Í Hæstaréttarmáli nr. 360/2003 var áréttað að 71. gr. heimili ógildingu ákvarðana hluthafafundar en ekki fundarins í heild. Nýr fundur eða síðari atburðir geta jafnframt eytt lögvörðum hagsmunum af dómi um eldri ákvörðun.
Gátlisti fyrir stjórn og hluthafa
Áður en boðið er sent ætti stjórn að varðveita samþykktirnar sem giltu á boðunardegi, hluthafaskrá, samninga um rafræn samskipti, viðtakendalista, endanlegt fundarboð og öll viðhengi. Hún þarf að prófa fundartengil, aðgang og atkvæðakerfi og skrá hvernig bregðast skuli við tæknibilun.
Hluthafi sem telur boðun gallaða ætti þegar í stað að vista pósthaus, sendingartíma, viðhengi, skjáskot og villuskilaboð, bera boðið saman við samþykktir og óska eftir að mótmæli verði bókuð. Mæting á fund til að mótmæla er ekki það sama og samþykki fyrir því að víkja frá boðunarreglum. Þó þarf að forðast orðalag eða háttsemi sem skilja má sem einróma samþykki fyrir afbrigðilegri málsmeðferð.
Niðurstaða
Gild rafræn boðun hvílir á fjórum stoðum: heimild til rafrænna samskipta, réttum og sannanlegum viðtakanda, réttum fresti og nægilega skýru fundarefni. Sé fundurinn rafrænn bætist við raunhæfur og öruggur aðgangur að þátttöku og atkvæðagreiðslu.
Hætta á ógildingu er mest þegar gallinn sviptir hluthafa raunverulegu færi á að vita af fundinum, undirbúa sig eða nýta félagsréttindi. Þá dugar ekki að vísa til þess að tölvupóstur hafi verið sendur. Félagið þarf að sýna fram á að allt ferlið samræmdist lögum, samþykktum og þeim sérstöku rafrænu samskiptum sem hluthafinn hafði samþykkt.
Heimildir
- , einkum 55. gr. a–b, 62.–64. gr. og 71. gr.
- , einkum 80. gr. a–b, 88. gr. og 88. gr. a–d og 96. gr.
- .
- .
- .
This article provides general legal information, not advice for a specific matter. Laws, facts and procedural deadlines may change the result. Follow the linked primary sources and obtain local advice before acting.