Má vinnuveitandi nota persónuleikapróf og heilsufarsupplýsingar við ráðningu?

Stutta svarið

Vinnuveitandi má nota persónuleikapróf við ráðningu ef prófið tengist með skýrum hætti hæfniskröfum starfsins, vinnslan er nauðsynleg og hófleg og umsækjandinn fær fyrirfram upplýsingar um tilgang, notkun, viðtakendur og varðveislutíma niðurstaðna. Prófið má ekki verða að órökstuddum stimpli á persónuleika fólks. Sé niðurstaðan notuð til að útiloka umsækjanda þarf vinnuveitandinn að geta skýrt vægi hennar og tengsl við starfið.

Heilsufarsupplýsingar njóta ríkari verndar. Almennt er ekki heimilt að krefjast sjúkdómsgreininga, ítarlegrar heilsufarssögu eða aðgangs að sjúkraskrá í varúðarskyni einu saman. Afmarkað læknisvottorð eða mat á vinnufærni getur átt rétt á sér þegar tiltekin líkamleg eða andleg geta er raunveruleg og nauðsynleg forsenda starfsins og sérstök lagaheimild stendur til vinnslunnar. Oft nægir staðfesting á því hvort umsækjandi geti sinnt tilteknum verkefnum, með eða án aðlögunar, án þess að vinnuveitandinn fái sjúkdómsgreininguna sjálfa.

Fötlun eða skert starfsgeta réttlætir ekki sjálfkrafa höfnun. Vinnuveitandi þarf að meta einstaklinginn og mögulega aðlögun áður en hann ályktar að umsækjandi geti ekki sinnt starfinu.

Þrenns konar gögn sem ekki má rugla saman

Persónuleikapróf, læknisvottorð og sjúkraskrá eru ekki þrjú afbrigði af sömu upplýsingunum:

Grunnreglan er lágmörkun gagna. Persónuverndarlög nr. 90/2018 orða hana svo:

Við vinnslu persónuupplýsinga skal [...] gætt [...] að þær séu nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.

— 3. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga um persónuvernd

Spurningin er því ekki aðeins hvort upplýsingarnar geti verið gagnlegar. Vinnuveitandinn þarf að sýna fram á hvers vegna hann þurfi einmitt þessar upplýsingar til að meta þetta tiltekna starf og hvers vegna vægari leið nægi ekki.

Hvenær stenst persónuleikapróf skoðun við ráðningu?

Í venjulegu persónuleikaprófi er unnið með persónuupplýsingar þótt prófið teljist ekki sjálfkrafa til heilsufarsgagna. Eigi prófið hins vegar að greina geðrænt ástand eða heilsu getur niðurstaðan fallið í flokk viðkvæmra persónuupplýsinga og þá þurfa strangari heimildir að vera fyrir hendi.

Áður en próf er lagt fyrir ætti vinnuveitandi að geta svarað þessu:

• Hvaða hæfnisþátt í auglýstu starfi á prófið að mæla?
• Er prófið áreiðanlegt og ætlað til notkunar við slíkt hæfnismat?
• Sæta sambærilegir umsækjendur sömu aðferð á sama stigi ferlisins?
• Hver fær aðgang að hráum svörum, persónuleikasniði og niðurstöðu, og hvenær verður gögnunum eytt?
• Getur umsækjandi fengið skiljanlega skýringu og leiðrétt augljósar villur?
• Tekur einstaklingur endanlega ákvörðun og er annað hæfnismat lagt til grundvallar?

Samþykki á eyðublaði leysir ekki allan vanda. Umsækjandi sem verður að samþykkja óþarfa vinnslu til að eiga möguleika á starfi hefur takmarkað valfrelsi. Í 10. gr. persónuverndarlaga segir beinlínis að við mat á frjálsu samþykki skuli líta til þess hvort samningur sé skilyrtur við samþykki fyrir vinnslu sem ekki er nauðsynleg.

Í máli kærunefndar jafnréttismála nr. 4/2011 voru persónuleikapróf hluti af umfangsmiklu mati ráðgjafarfyrirtækja á umsækjendum um stjórnunarstarf. Nefndin taldi ekki sannað að kyn hefði ráðið niðurstöðunni. Úrskurðurinn staðfestir þó hvorki að tiltekið próf hafi verið vísindalega gilt né að persónuverndarreglur hafi verið uppfylltar. Hann sýnir fremur að próf sé einn þáttur í heildarmati sem vinnuveitandi þarf að geta rökstutt.

„Persónuleikapróf“ kemur fyrir í ólíkum málaflokkum

Orðið „persónuleikapróf“ kom fyrir í 18 úrlausnum í íslensku stjórnsýslusafni. Úrlausnaraðili var skráður í 14 þeirra og skiptust þær svo miðað við stöðuna 16. júlí 2026:

Taflan sýnir þverskurð af orðnotkun en ekki talningu á lögmætum eða ólögmætum prófum. Í fjórum úrlausnum var úrlausnaraðili ekki skráður. Aðeins úrlausnir kærunefndar jafnréttismála tengdust beint ráðningum og jafnrétti, en í öðrum málaflokkum gat orðið vísað til sálfræðilegs mats í allt öðru samhengi. Það sýnir að greina þarf sama orðið eftir úrlausnaraðila og málaflokki áður en dregin er ályktun um ráðningar.

Læknisvottorð þarf að svara afmarkaðri spurningu

Heilsufarsupplýsingar eru viðkvæmar persónuupplýsingar. Vinnslan þarf bæði almenna heimild samkvæmt 9. gr. persónuverndarlaga og sérstakt skilyrði samkvæmt 11. gr. Þegar byggt er á atvinnusjúkdómalækningum eða mati á vinnufærni krefst 8. tölul. 11. gr. þess meðal annars að vinnslan sé nauðsynleg, að sérstök lagaheimild standi til hennar og að starfsmaður heilbrigðis- eða félagsþjónustu sem bundinn er þagnarskyldu annist hana.

Persónuvernd gerði árið 2004 samræmda norræna úttekt á vinnslu upplýsinga um starfsumsækjendur. Í íslenska hlutanum voru þrír ólíkir vinnuveitendur skoðaðir. Í niðurstöðu um ráðningar tollvarða var embættinu gert að:

taka skýra afstöðu til þess hvaða upplýsinga nauðsynlegt sé að afla um heilsuhagi og líkamlegt ástand umsækjenda um störf, þ. á m. með ósk um að þeir leggi fram læknisvottorð, í ljósi eðlis starfs tollvarða.

— Persónuvernd, úttekt nr. 133

Úttektin var gerð samkvæmt eldri lögum en aðferðin samræmist enn núgildandi reglum um nauðsyn, tilgang og lágmörkun. Rétta spurningin til læknis gæti verið hvort umsækjandi ráði við skilgreinda öryggisþætti starfsins. Ranga leiðin væri almenn krafa um öll veikindi, lyf, fyrri meðferð eða heildarafrit sjúkraskrár.

Trúnaðarlæknir fær ekki sjálfkrafa aðgang að sjúkraskrá

Í máli Persónuverndar nr. 2021122387 hafði trúnaðarlæknir vinnustaðar flett fjórum sinnum upp í sjúkraskrá starfsmanns. Læknirinn vann að mati á afleiðingum vinnuslyss að beiðni vinnuveitandans, en kom ekki að meðferð starfsmannsins sem sjúklings og hafði ekki sérstaka lagaheimild til uppflettinganna. Aðstöðumunur starfsmannsins og læknisins dró einnig úr vægi meints samþykkis.

Með vísan til alls framangreinds telur Persónuvernd að [B] hafi verið óheimill aðgangur að sjúkraskrá kvartanda í umrædd fjögur skipti [...].

— Persónuvernd, mál nr. 2021122387

Málið varðaði starfsmann í starfi en mörkin skipta ekki síður máli við ráðningu. Umsækjandi getur afhent afmarkað vottorð. Það jafngildir ekki heimild vinnuveitanda, ráðningarfyrirtækis eða trúnaðarlæknis til að kanna sjúkraskrána að eigin frumkvæði.

Starfsgetu verður að meta með mögulega aðlögun í huga

Lög nr. 86/2018 banna mismunun við ráðningu meðal annars vegna fötlunar og skertrar starfsgetu. Jafnframt leggja þau athafnaskyldu á vinnuveitanda:

Atvinnurekandi skal gera viðeigandi ráðstafanir, sé þeirra þörf í sérstöku tilviki, til að gera fötluðum einstaklingi eða einstaklingi með skerta starfsgetu kleift að eiga aðgengi að og taka þátt í starfi [...], enda séu þær ráðstafanir ekki of íþyngjandi fyrir atvinnurekandann.

— 10. gr. laga um jafna meðferð á vinnumarkaði

Í máli kærunefndar jafnréttismála nr. 18/2022 var fallið frá því að ráða umsækjanda sem notaði hjólastól til starfa á leikskóla. Vinnuveitandinn vísaði til hreyfanleika og öryggis barna en hafði ekki metið sérstaklega aðstæður umsækjandans eða mögulega aðstoð. Nefndin lagði áherslu á að túlka bæri þröngt undantekninguna um raunverulega starfstengda eiginleika:

Jafnframt er ljóst að við beitingu hennar verður að fara fram einstaklingsbundið mat á því tilviki sem um er að ræða hverju sinni áður en ákvörðun er tekin.

— Kærunefnd jafnréttismála, mál nr. 18/2022

Niðurstaðan var að Garðabær hefði brotið gegn lögunum. Heilsufarsupplýsingar eiga því ekki aðeins að vera réttar og afmarkaðar. Ályktunin sem dregin er af þeim þarf líka að byggjast á raunverulegum verkefnum starfsins, aðstæðum einstaklingsins og því hvort sanngjörn aðlögun leysi hindrunina.

Gátlisti fyrir ráðningu

Áður en gagna er aflað ætti vinnuveitandi að skrá:

1. hvaða auglýsta hæfniskrafa eða verkefni réttlæti upplýsingarnar;
2. hvort sama markmiði megi ná með viðtali, verklegu prófi eða afmarkaðri staðfestingu;
3. lagastoð vinnslunnar og, fyrir heilsufarsupplýsingar, sérstakt skilyrði fyrir viðkvæm gögn;
4. hver fær gögnin og hvort vinnuveitandi þurfi annað en niðurstöðu um vinnufærni eða takmarkanir;
5. hvernig niðurstaða verði útskýrð, leiðrétt og endurskoðuð af einstaklingi;
6. varðveislutíma og örugga eyðingu; og
7. hvort möguleg fötlun eða skert starfsgeta kalli á einstaklingsbundið mat á aðlögun.

Umsækjandi getur óskað skriflega eftir upplýsingum um tilgang prófs, vinnsluheimild, viðtakendur, geymslutíma, uppruna gagna og hvort sjálfvirk ákvarðanataka hafi ráðið niðurstöðunni. Hann getur einnig beðið vinnuveitanda um að afmarka nákvæmlega hvaða starfskröfu læknisvottorð eigi að staðfesta.

Niðurstaða

Vinnuveitandi má meta hæfni en fær ekki óheftar heimildir til að kortleggja persónuleika og heilsusögu umsækjenda. Persónuleikapróf þarf að vera starfstengt, gagnsætt, hóflegt og aðeins einn þáttur í rökstuddu mati. Vinnsla heilsufarsupplýsinga er háð enn strangari skilyrðum og afmarkað mat á vinnufærni er yfirleitt réttari leið en sjúkdómsgreiningar eða sjúkraskrá.

Þegar heilsufar eða fötlun snertir raunverulegar kröfur starfsins verður vinnuveitandinn að meta einstaklinginn, nákvæm verkefni og mögulega aðlögun. Það er sú greining – ekki almennur grunur, tala úr prófi eða sjúkdómsheiti – sem á að ráða lögmætu ráðningarferli.

Heimildir

• Lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, einkum 8.–11., 17. og 22. gr.
• Lög nr. 86/2018 um jafna meðferð á vinnumarkaði, einkum 7., 8., 10., 11. og 15. gr.
• Kærunefnd jafnréttismála, mál nr. 4/2011 og mál nr. 18/2022.
• Persónuvernd, úttekt nr. 133 á vinnslu upplýsinga um umsækjendur um störf tollvarða.
• Persónuvernd, mál nr. 2021122387 um uppflettingar trúnaðarlæknis í sjúkraskrá.
• Persónuvernd, samræmd norræn úttekt á meðferð persónuupplýsinga um starfsumsækjendur.