Hvaða vald hefur varamaður í stjórn félags?

Stutta svarið

Varamaður í stjórn einkahlutafélags eða hlutafélags er ekki aðeins áheyrnarfulltrúi. Þegar hann tekur löglega sæti vegna forfalla eða brotthvarfs aðalmanns gilda um hann sömu ákvæði og um stjórnarmann. Hann tekur þátt í umræðum og atkvæðagreiðslu, ber trúnaðar- og hæfisskyldur og getur bakað sér sömu ábyrgð á ákvörðunum sínum.

Gera þarf greinarmun á tímabundnum forföllum og því þegar starfi aðalmanns lýkur. Við veikindi, fjarveru eða önnur tímabundin forföll tekur varamaður þátt meðan forföllin vara. Segi aðalmaður af sér eða missi kjörgengi gengur fyrirliggjandi varamaður almennt inn í hið lausa sæti. Sé enginn varamaður til staðar þarf að efna til kjörs eða tilnefningar nýs stjórnarmanns, nema heimilt sé að bíða til næsta aðalfundar vegna þess að stjórnin er enn ályktunarhæf.

Þótt enginn nýr varamaður hafi verið kosinn strax verða ákvarðanir stjórnarinnar ekki sjálfkrafa ógildar. Athuga þarf félagaformið, samþykktir félagsins og hvort lögmætur fjöldi stjórnarmanna geti setið fund. Sérstaklega þarf að gæta að einkahlutafélagi með eins manns stjórn: þar verður ávallt að vera að minnsta kosti einn varamaður. Stjórnin getur að jafnaði ekki valið sér nýjan stjórnarmann sjálf; kjör eða tilnefning verður að koma frá þeim sem hefur það vald samkvæmt lögum og samþykktum.

Varamaður fær stöðu stjórnarmanns þegar hann tekur sæti

Í 39. gr. laga nr. 138/1994 um einkahlutafélög er bæði mælt fyrir um varamann í smærri stjórnum og réttarstöðu hans:

Ef stjórn félags er skipuð einum eða tveim mönnum skal valinn a.m.k. einn varamaður. [...] Ákvæði laganna um stjórnarmenn eiga við um varamenn þeirra.

— 39. gr. laga nr. 138/1994

Síðari málsliðurinn er kjarni ákvæðisins. Þegar varamaður hefur tekið sæti er hann bundinn af reglum um stjórnunar- og eftirlitsskyldu, meðferð trúnaðarupplýsinga, hagsmunaárekstra og skaðabótaábyrgð. Hann hefur jafnframt sama atkvæðisrétt og aðrir stjórnarmenn. Aðalmaður getur ekki gefið honum fyrirmæli um hvernig hann eigi að greiða atkvæði; varamaðurinn verður sjálfur að meta hagsmuni félagsins.

Samsvarandi regla er í 63. gr. laga nr. 2/1995 um hlutafélög. Þar þarf stjórnin alltaf að vera skipuð að minnsta kosti þremur mönnum, en lögin gera ekki almenna kröfu um að varamenn séu kjörnir. Samþykktir eða niðurstaða stjórnarkjörs geta þó gert ráð fyrir þeim. Í báðum félagaformum þarf því fyrst að skoða lögin, samþykktir félagsins og fundargerð þess fundar sem kaus stjórn og varamenn.

Tímabundin forföll og varanlegt brotthvarf eru ekki sama staðan

Við tímabundin forföll heldur aðalmaður stjórnarumboði sínu. Varamaður leysir hann aðeins af meðan veikindi, ferðalag eða önnur raunveruleg hindrun varir. Um fjölskipaða stjórn segir í 47. gr. einkahlutafélagalaga:

Ef stjórnarmaður forfallast vegna veikinda, fjarveru o.þ.h. og valinn hefur verið varamaður skal honum veittur kostur á þátttöku í stjórnarfundum meðan forföllin vara.

— 47. gr. laga nr. 138/1994

Formaður þarf því að boða réttan varamann með nægum fyrirvara og senda honum fundargögn. Séu varamenn fleiri en einn þarf að kanna hvort þeir hafi verið kjörnir persónulega fyrir tiltekna stjórnarmenn, í ákveðinni röð eða samkvæmt öðru fyrirkomulagi í samþykktum. Stjórnin má ekki velja þann varamann sem henni hentar hverju sinni án stoðar í kjöri eða samþykktum.

Umboði aðalmanns lýkur hins vegar þegar hann segir af sér, honum er vikið úr stjórn, hann fellur frá eða missir lögbundið hæfi. Af 40. gr. einkahlutafélagalaga og samsvarandi 64. gr. hlutafélagalaga leiðir að kjörinn varamaður kemur þá almennt í hans stað. Sé enginn varamaður tiltækur hvílir skylda á þeim stjórnarmönnum sem eftir sitja:

Ef starfi stjórnarmanns lýkur áður en kjörtímabili er lokið [...] og enginn varamaður er til þess að koma í hans stað hvílir sú skylda á hinum stjórnarmönnunum að efna til kjörs nýs stjórnarmanns fyrir þann tíma sem eftir er af kjörtíma hins fyrri eða óska eftir tilnefningu.

— 40. gr. laga nr. 138/1994

Kjöri má fresta til næsta aðalfundar ef hluthafafundur á að kjósa stjórnarmanninn og stjórnin er enn ályktunarhæf með þeim stjórnarmönnum og varamönnum sem eftir eru. Þetta er undantekning frá því að bregðast þurfi strax við, ekki heimild til að starfa með óályktunarhæfri stjórn. Sé tilnefningarrétturinn til að mynda í höndum opinbers aðila eða tiltekins hluthafa þarf stjórnin að óska eftir nýrri tilnefningu fremur en að fylla sætið sjálf.

Ályktunarhæfi ræður því hvort ákvörðun bindur félagið

Fjölskipuð stjórn einkahlutafélags er að jafnaði ályktunarhæf þegar meiri hluti stjórnarmanna sækir fundinn, nema samþykktir geri strangari kröfu. Sömu meginreglu er að finna í 71. gr. hlutafélagalaga. Varamenn sem hafa réttilega tekið sæti teljast með, en varamaður sem ekki var boðaður eða mætti ekki bætir ekki úr ályktunarhæfi fundarins.

Í máli Hæstaréttar nr. 476/2016 var stjórn einkahlutafélags skipuð tveimur mönnum. Aðeins stjórnarformaðurinn mætti á fund þar sem ákveðið var að höfða mál gegn hinum stjórnarmanninum. Sá var vanhæfur til að fjalla um málið, en vanhæfi hans breytti engu um þann fjölda sem þurfti til ályktunarhæfis. Varamaður hafði verið boðaður en mætti ekki.

Þar sem aðeins annar af tveimur mönnum í stjórn sóknaraðila var mættur á stjórnarfundinn [...] gat hún ekki tekið ákvarðanir með bindandi hætti.

— Hæstiréttur, mál nr. 476/2016

Dómurinn sýnir að vanhæfi stjórnarmanns breytir ekki sjálfkrafa tveggja manna stjórn í eins manns stjórn. Sé ekki hægt að mynda lögmætan meiri hluta þarf að kalla réttan varamann til, bæta úr skipan stjórnar eða bera málið undir hluthafafund þegar það er innan valds hans. Brýnt erindi eitt skapar ekki ályktunarhæfi.

Varamann þarf líka þegar eini stjórnarmaðurinn er vanhæfur

Forföll eru ekki aðeins veikindi eða afsögn. Stjórnarmaður má ekki taka þátt í ákvörðun um samning milli félagsins og hans eða málshöfðun gegn honum. Hann má heldur ekki fjalla um samning eða mál gegn þriðja manni þegar verulegir hagsmunir hans sjálfs kunna að rekast á hagsmuni félagsins.

Þessi regla er sérstaklega mikilvæg í eins manns einkahlutafélagi. Í lögskýringargögnum með 48. gr. einkahlutafélagalaga segir beinlínis að kalla skuli til varamann þegar eini stjórnarmaðurinn verður vanhæfur. Landsréttur beitti þessari reglu í máli nr. 359/2021. Eini stjórnarmaðurinn hafði ákveðið að félagið skyldi höfða mál, meðal annars gegn honum sjálfum, án þess að kalla varamanninn til.

Þar sem ekki var staðið réttilega að ákvörðun um málssókn þessa er óhjákvæmilegt að staðfesta niðurstöðu hins kærða úrskurðar um frávísun málsins frá héraðsdómi.

— Landsréttur, mál nr. 359/2021

Afleiðingin var ekki aðeins innri ágreiningur um fundarsköp. Málinu var vísað frá vegna þess að ekki hafði verið staðið réttilega að ákvörðun um málshöfðunina. Það undirstrikar að varamaðurinn er raunverulegt úrræði til að tryggja óháða ákvörðun, ekki aðeins nafn í fyrirtækjaskrá.

Þarf að kjósa nýjan varamann þegar sá fyrri tekur sæti?

Svarið fer eftir skipan stjórnarinnar. Í hlutafélagi eða einkahlutafélagi með fjölskipaða stjórn leiðir það eitt og sér ekki til þess að stjórnin missi vald sitt þótt varamaður hverfi úr varasætinu. Fullnægi stjórnin áfram kröfum laga og samþykkta um skipan og ályktunarhæfi, að þeim meðtöldum sem tók sæti, getur hún haldið störfum áfram. Samþykktir geta þó mælt fyrir um tiltekinn fjölda varamanna og þá þarf að bæta úr skortinum samkvæmt þeim.

Öðru máli gegnir um eins manns stjórn einkahlutafélags. Lögin krefjast að minnsta kosti eins varamanns. Ef fyrri varamaður tekur varanlega sæti sem eini stjórnarmaðurinn og enginn varamaður er lengur til þarf hluthafafundur að kjósa nýjan varamann svo skipan félagsins fullnægi 39. gr. Stjórnin ætti ekki að bíða eftir því að hagsmunaárekstur eða önnur forföll komi upp.

Þegar sæti stjórnarmanns stendur autt og enginn varamaður getur tekið það þarf fyrst að kanna hvort stjórnin sé enn ályktunarhæf. Sé svarið neitandi verður að boða til hluthafafundar eða óska eftir tilnefningu án tafar. Sé félag orðið án stjórnar teljast þeir sem síðast gegndu stjórnarstörfum formlega í fyrirsvari þar til ný stjórn tekur við. Sú neyðarregla veitir ekki trausta heimild til að halda venjulegri starfsemi áfram; hlutverk hennar er að koma í veg fyrir algert fyrirsvarsleysi meðan lögmæt stjórn er endurreist.

Varamannsstaða ein og sér veitir ekki prókúru eða firmaritunarrétt

Stjórn félagsins fer sameiginlega með fyrirsvar og getur ritað firma þess. Einstakur varamaður öðlast ekki sjálfstætt vald til að skuldbinda félagið út á við þótt nafn hans sé skráð sem varamaður. Þegar hann tekur sæti tekur hann þátt í valdi stjórnarinnar samkvæmt lögum, samþykktum og lögmætum stjórnarákvörðunum. Sjálfstæð prókúra eða heimild til firmaritunar krefst hins vegar sérstakrar stoðar.

Varamaður verður heldur ekki sjálfkrafa stjórnarformaður þótt sá sem hann leysir af hafi gegnt því starfi. Kanna þarf reglur um val formanns. Sama gildir um bankaheimildir, rafrænar undirskriftir og umboð gagnvart samningsaðilum.

Hvernig á félagið að bregðast við í framkvæmd?

Þegar aðalmaður forfallast eða lætur af störfum er skynsamlegt að fylgja skráðu ferli:

1. Fá skriflega tilkynningu um forföll eða starfslok og skrá hvenær þau taka gildi.
2. Kanna samþykktir og fundargerð stjórnarkjörs til að finna réttan varamann og röð varamanna.
3. Boða varamann formlega og afhenda sömu dagskrá og gögn og öðrum stjórnarmönnum.
4. Skrá í fundargerð hvers vegna varamaður tók sæti, hvaða tímabil það tekur til og hverjir tóku þátt í afgreiðslu hvers máls.
5. Meta ályktunarhæfi að nýju áður en ákvörðun er tekin og kanna hæfi allra sem taka þátt.
6. Boða hluthafafund eða óska eftir tilnefningu ef laust sæti verður ekki fyllt eða lög og samþykktir krefjast nýs varamanns.
7. Tilkynna varanlegar breytingar til fyrirtækjaskrár og endurskoða firma-, prókúru- og bankaheimildir.

Niðurstaða

Varamaður fær fullt vald stjórnarmanns þegar hann tekur sæti með réttum hætti. Valdið er ekki minna en vald aðalmanns, en það er bundið sama ábyrgðar- og hæfisramma. Við tímabundin forföll varir setan aðeins meðan forföllin vara; við endanlegt brotthvarf kemur fyrirliggjandi varamaður almennt í hið lausa sæti.

Þótt enginn nýr varamaður hafi verið kosinn falla ákvarðanir stjórnarinnar ekki sjálfkrafa úr gildi, en aldrei má horfa fram hjá lögbundinni stjórnarskipan og ályktunarhæfi. Sérstaklega þarf eins manns einkahlutafélag alltaf að hafa varamann. Dómaframkvæmdin sýnir að rangt skipuð eða óályktunarhæf stjórn getur ekki bætt úr ákvörðun eftir á með því að vísa til nauðsynjar; rétt boðun og réttur varamaður þurfa að koma á undan ákvörðuninni.

Heimildir

• Lög nr. 138/1994 um einkahlutafélög, einkum 39., 40., 44. og 47.–49. gr.
• Lög nr. 2/1995 um hlutafélög, einkum 63., 64., 68. og 71.–74. gr.
• Frumvarp til laga um einkahlutafélög, 100. skjal, 118. löggjafarþing, athugasemdir við 40., 47. og 48. gr.
• Hæstiréttur, mál nr. 476/2016.
• Landsréttur, mál nr. 359/2021.