Stutta svarið
Stjórnarmaður má að jafnaði selja félaginu þjónustu, sjálfur eða í gegnum annað félag sem hann á. Eignatengslin gera samninginn ekki sjálfkrafa ólögmætan. Ferlið þarf hins vegar að tryggja að félagið, en ekki stjórnarmaðurinn, ráði vali þjónustuveitanda, umfangi verks og verði.
Stjórnarmaðurinn verður að upplýsa um tengslin og víkja sæti við alla meðferð málsins. Það nær til undirbúnings, umræðu, gagnaöflunar og atkvæðagreiðslu, ekki aðeins þess að sitja hjá í lokin. Þeir stjórnarmenn sem eftir sitja þurfa að vera ályktunarhæfir og meta sjálfstætt hvort þjónustan sé nauðsynleg, verðið á markaðskjörum og skilmálarnir félaginu hagkvæmir. Sé aðeins einn maður í stjórn þarf að kalla til varamann þegar hann er vanhæfur.
Greina verður raunverulega sérfræðiþjónustu frá venjulegum stjórnarstörfum. Aðalfundur ákveður stjórnarlaun. Stjórnarmaður getur því ekki breytt greiðslu fyrir stjórnarsetu í ráðgjafareikning frá eigin félagi. Samningur, fundargerð, verklýsing, verðviðmið og gögn um vinnuna þurfa að sýna að um sjálfstætt verk sé að ræða. Annars getur greiðslan talist ótilhlýðileg ráðstöfun, persónuleg laun eða jafnvel grundvöllur ógildingar, endurgreiðslu, skaðabótaábyrgðar eða félagsslita.
Eignatengsl kalla á ferli en fela ekki í sér sjálfvirkt bann
Í 48. gr. laga nr. 138/1994 um einkahlutafélög er skýr regla um meðferð hagsmunaárekstra. Samsvarandi regla er í 72. gr. laga nr. 2/1995 um hlutafélög:
Stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri má ekki taka þátt í meðferð máls um samningsgerð milli félagsins og hans [...] eða um samningsgerð milli félagsins og þriðja manns [...] ef hann hefur þar verulegra hagsmuna að gæta sem kunna að fara í bága við hagsmuni félagsins.
—
Selji stjórnarmaður þjónustuna persónulega er samningurinn gerður beint milli hans og félagsins. Selji einkahlutafélag sem hann á þjónustuna er formlega samið við þriðja mann, en fjárhagslegir hagsmunir stjórnarmannsins eru augljósir. Sama getur átt við þegar maki, náinn ættingi eða félag undir sameiginlegum yfirráðum er þjónustuveitandi.
Reglan krefst ekki aðeins þess að stjórnarmaður greini frá tengslunum. Hann má ekki taka þátt í „meðferð máls“. Hann ætti því hvorki að móta þarfagreiningu, velja samanburðartilboð, semja við sjálfan sig né þrýsta á aðra stjórnarmenn. Í fundargerð á að skrá hagsmunina, að hann hafi vikið af fundi og hverjir tóku sjálfstæða ákvörðun.
Vanhæfi breytir ekki kröfunni um ályktunarhæfa stjórn
Eftir að hinn tengdi stjórnarmaður víkur þarf að kanna hvort nægilega margir stjórnarmenn geti enn tekið ákvörðun. Vanhæfi lækkar ekki sjálfkrafa þann fjölda sem þarf til ályktunarhæfis. Í eins manns stjórn einkahlutafélags verður að kalla til varamann. Í fámennri stjórn getur þurft að boða varamann eða færa málið til þess aðila innan félagsins sem lög og samþykktir heimila.
Hluthafafundur er ekki allsherjarlausn til að bæta úr annmörkum. Hann getur tekið ákvarðanir sem falla innan valdsviðs hans, en samþykki hluthafa heimilar hvorki ótilhlýðilegan ávinning á kostnað félagsins né rangt skatta- eða bókhaldslegt form. Sé aðeins einn hluthafi í einkahlutafélagi segir 51. gr. jafnframt að samningar milli hans og félagsins skuli skráðir í gerðabók eða gerðir skriflega, nema þeir séu hluti daglegra viðskipta á venjulegum kjörum.
Sanngjarnt verð er sjálfstætt skilyrði
Rétt hæfisferli gerir ekki ósanngjarnan samning lögmætan. Samkvæmt 51. gr. einkahlutafélagalaga og 76. gr. hlutafélagalaga mega stjórn og framkvæmdastjóri ekki gera ráðstafanir sem afla ákveðnum hluthöfum eða öðrum ótilhlýðilegra hagsmuna á kostnað félagsins eða annarra hluthafa:
Félagsstjórn, framkvæmdastjóri og aðrir þeir er hafa heimild til að koma fram fyrir hönd félagsins mega ekki gera nokkrar þær ráðstafanir sem eru fallnar til þess að afla ákveðnum hluthöfum eða öðrum ótilhlýðilegra hagsmuna á kostnað annarra hluthafa eða félagsins.
—
Ótilhlýðilegur ávinningur getur falist í of háu tímagjaldi, óljósri fastri þóknun, greiðslu án vinnu, tryggðri lágmarksþóknun án mótframlags eða því að félagið taki alla áhættu. Einnig getur brot falist í óeðlilegri tryggingu fyrir kröfu stjórnarmanns, forgangi fram yfir aðra eða ráðstöfun sem minnihluti ber kostnað af.
Markaðsverð verður best sýnt fram á með samanburði sem lá fyrir áður en samið var. Þar getur verið um að ræða fleiri en eitt tilboð, opinbera verðskrá, óháð verðmat eða fyrri kaup félagsins á sambærilegri þjónustu. Minnisblað sem gert er eftir á um að verðið hafi verið „eðlilegt“ vegur minna en samtímagögn um raunverulegt val stjórnarinnar.
Eigin krafa tryggð í skjóli stjórnunar leiddi til félagsslita
Landsréttardómur í máli nr. 576/2024 sýnir hversu alvarleg sjálftaka getur orðið. Eini stjórnarmaður einkahlutafélags gaf út tryggingarbréf til sjálfrar sín fyrir allt að 50 milljónum króna og setti fasteign félagsins að veði. Hún hafði ekki kallað til varamann. Ætluð skuld félagsins við hana breytti ekki niðurstöðunni:
[Fyrirsvarsmaðurinn] hafi brotið gegn 48. gr. og 1. mgr. 51. gr. laga nr. 138/1994 með útgáfu tryggingarbréfs [...] til handa sjálfri sér, tryggt með veði í fasteign félagsins.
—
Brotið var talið ásetningsbundin misnotkun á aðstöðu og félaginu var slitið að kröfu hins hluthafans sem átti helmingshlut. Dómurinn minnir á að stjórnarmaður má ekki sjálfur staðfesta eigin kröfu eða setja tryggingu fyrir henni. Jafnvel raunverulegt framlag til félags þarf að fara gegnum lögmætt og óháð samþykkisferli.
Tengd umsýsluþóknun féll bæði á hæfi og sönnun
Í máli Landsréttar nr. 37/2025 var deilt um kröfu tengds félags, meðal annars vegna umsýsluþóknunar. Maður sem hafði verulegra hagsmuna að gæta í kröfuhafanum kom að ákvörðun skilanefndar sem fór með stjórnarvald skuldarafélagsins. Samtímagögn sýndu ekki að hann hefði vikið sæti við ákvörðunina. Yfirlýsingar sem gefnar voru síðar dugðu ekki til.
Málið sýndi jafnframt að samningsheimild til að senda reikning fyrir tiltekna veitta þjónustu sannaði ekki fasta umsýsluþóknun. Hvorki lágu fyrir reikningar sem byggðust á heimildinni né næg gögn um þjónustuna:
Ekki verður talið að sá hluti kröfu [...] er lýtur að greiðslu umsýsluþóknunar eigi sér tilhlýðilega stoð í gögnum málsins.
—
Kröfu um 222.480.777 krónur var hafnað. Dómurinn féllst hins vegar á ýmsan útlagðan kostnað og rekstrarlán þegar gögn sýndu raunverulegar greiðslur og að vinnan hefði verið í þágu félagsins. Lærdómurinn er því ekki að tengdar kröfur nái aldrei fram að ganga, heldur að hver liður þurfi skýran samningsgrundvöll, sannað mótframlag og hæfa ákvörðun.
Er þjónustan aðskilin frá stjórnarstarfinu?
Aðalfundur ákveður árlega laun stjórnarmanna samkvæmt 54. gr. einkahlutafélagalaga og 79. gr. hlutafélagalaga. Störf sem felast í að sækja stjórnarfundi, lesa gögn, hafa eftirlit, móta stefnu og taka stjórnunarákvarðanir teljast því almennt til stjórnarstarfa. Þau verða ekki sjálfkrafa að ráðgjafaþjónustu þótt reikningur beri það heiti.
Sérstakt verkefni getur verið aðskilið, til dæmis afmörkuð hönnun, forritun, byggingarvinna eða sérfræðigreining sem stjórnarmaður eða félag hans býður öðrum viðskiptavinum. Skrifleg verklýsing þarf þá að greina verkið frá stjórnarhlutverkinu. Í hlutafélagi segir 70. gr. sérstaklega að stjórnarformaður skuli ekki taka að sér önnur störf fyrir félagið en eðlilegan hluta formannsstarfs, nema um einstök verkefni sé að ræða sem stjórnin felur honum.
Úrskurður Yfirskattanefndar nr. 322/2015 sýnir að efnið ræður, ekki reikningshausinn. Erlent tengt félag sendi íslenskum félögum reglulega reikninga fyrir „þjónustu og ráðgjöf“. Engir starfsmenn störfuðu hjá erlenda félaginu og gögn sýndu ekki hver hefði veitt sjálfstæða þjónustu. Í reynd unnu stjórnarmenn og stjórnendur íslensku félaganna verkið:
Greiðslur hinna íslensku félaga til X Ltd. beri öll merki þess að hafa í raun verið launagreiðslur [...] fyrir persónulegt vinnuframlag þeirra.
—
Greiðslurnar voru skattlagðar sem laun stjórnarmannanna. Aðskilnaður þjónustu frá stjórnarstarfi skiptir því máli bæði að félagarétti og í skattskilum.
Hvaða gögn gera tengdan þjónustusamning traustari?
Gott ferli ætti að skilja eftir skýra slóð:
- Skriflega hagsmunayfirlýsingu frá stjórnarmanninum áður en umræða hefst.
- Fundargerð sem sýnir að hann vék sæti við alla meðferð málsins og réð ekki niðurstöðunni.
- Verklýsingu, verkskil, tímabil, ábyrgð, uppsagnarákvæði og hámarksverð.
- Samanburðartilboð eða annað samtímamat á markaðsverði og nauðsyn þjónustunnar.
- Sjálfstæða staðfestingu á að verkið hafi verið unnið áður en reikningur er samþykktur.
- Rétta meðferð virðisaukaskatts, staðgreiðslu og tryggingagjalds eftir því hvort um þjónustu eða persónulegt vinnuframlag er að ræða.
- Upplýsingar í ársreikningi þegar reglur um viðskipti við tengda aðila eiga við, sbr. meðal annars 63. gr. laga nr. 3/2006 um ársreikninga.
Endurnýja ætti langtímasamninga reglulega. Ótímabundinn samningur sem tengdur stjórnarmaður mótaði áður en hann vék verður ekki óháður fyrir það eitt að aðrir skrifi undir hann. Sama hæfis- og hagsmunamat þarf við verulegar breytingar, verðhækkanir og samþykkt umdeildra reikninga.
Niðurstaða
Stjórnarmaður getur verið besti eða hagkvæmasti þjónustuveitandinn, en hann má ekki vera kaupandi og seljandi í sömu ákvörðun. Lögmætur samningur byggist á fullri upplýsingagjöf, því að hinn vanhæfi komi hvergi að meðferð málsins, ályktunarhæfri stjórn, markaðskjörum og sannreyndu mótframlagi.
Sterkasta vörnin gegn ágreiningi er ekki almenn staðhæfing um traust heldur samtímagögn. Þau þurfa að sýna hvers vegna félagið keypti þjónustuna, hvers vegna tengdi aðilinn var valinn, hvernig verðið var prófað og hvað var afhent. Ef þjónustan er í raun venjulegt stjórnarstarf á greiðslan að fylgja ákvörðun aðalfundar um stjórnarlaun en ekki fara dulbúin gegnum reikning annars félags.
Heimildir
- , einkum 44., 48., 51. og 54. gr.
- , einkum 68., 70., 72., 76. og 79. gr.
- , einkum 59. og 63. gr.
- .
- .
- .
This article provides general legal information, not advice for a specific matter. Laws, facts and procedural deadlines may change the result. Follow the linked primary sources and obtain local advice before acting.